Компенсация за использование личного автомобиля сотрудником — это выплата, которая возмещает затраты на бензин, износ и обслуживание машины при выполнении служебных обязанностей. Работодатель вправе сам определить размер компенсации, но для налогового учета установлены специальные нормы.
Нормы компенсации для налогового учета
Для уменьшения налогооблагаемой прибыли размер компенсации не должен превышать лимиты, закрепленные законодательством. Для легковых автомобилей эти нормы составляют 1200–1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя. Сверхлимитная часть не учитывается в расходах.
Если работодатель выплачивает сумму в пределах норм, она не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Все, что превышает лимит, облагается в обычном порядке.
Как оформить компенсацию
- Заключите соглашение с сотрудником или пропишите условие в трудовом договоре.
- Издайте приказ о размере и порядке выплаты.
- Подтверждайте служебный характер поездок путевыми или маршрутными листами.
Четкое документальное оформление защитит компанию от споров с налоговой и обоснует расходы.